Тайм менеджмент. Теория и практика

Введение

Содержание:

  • Введение
  • Понятие «тайм-менеджмент» и его структура
  • Мотивация
  • Целеполагание и его способы
  • SMART
  • Планирование
  • Приоритизация

Вопрос о том, как распоряжаться своим временем, возникал много веков назад. Даже некоторые высказывания античных философов можно интерпретировать в духе «тайм менеджмента». Например, Сенека в первом из «нравственных писем к Луцилию» пишет: «Так и поступай, мой Луцилий! Отвоюй себя для себя самого, береги и копи время, которое прежде у тебя отнимали или крали, которое зря проходило.». Сегодня же человечество ощущает всё большую надобность в управлении своим временем, так как окружающая среда живёт в спешке, в режиме постоянного набора скоростей: в работе, производстве, в социальных и коммуникационных процессах. На людей оказывают постоянное давление стрессы, которые только усугубляют спешку. Наряду с этим, люди подвержены множеству отвлекающих факторов, которые мешают выполнению порой самых важных задач.

Ни для кого не секрет, что все мы от рождения обладаем набором различных способностей и предрасположенностей. Такой набор способностей и предрасположенностей у всех разный, одним людям не составляет большого труда эффективно управлять своим временем, другим же приходится этот навык развивать и оттачивать. Как бы то ни было, сделать это можно. И мы вам в этом поможем!

Начнём с теоретической базы.

Понятие ТМ и его структура

Тайм-менеджмент – комплекс знаний, принципов и техник, направленных на повышение эффективности деятельности. Они помогают успевать больше, тратить меньше времени и добиваться лучших результатов в своей деятельности.

Само понятие «тайм-менеджмент» происходит от английского «time management» и означает технологию организации человеком своего времени и увеличения эффективности его использования. Если говорить более конкретно, то тайм-менеджмент подразумевает под собой действие или совокупность действий по тренировке осознанного контроля над количеством времени, которое затрачивается на определённые виды деятельности и посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и результативность.

Управление временем имеет свою структуру, состоящую из нескольких важных процессов:

  • Анализ
  • Разработка и составление стратегий
  • Целеполагание
  • Планирование и приоритизация
  • Реализация процесса

 

Мотивация

Для начала, лучше всего разобраться в том, что вы собираетесь делать и зачем. Каждая ваша задача, особенно если она важная и сложная, очевидно, является частью общей картины: вашей работы, деловой активности, образа жизни или ценностей. Не нужно всё анализировать досконально, а если возникает серьёзный тупик в конкретной задаче, возможно, стоит посмотреть на ситуацию, в контексте которого она существует. Почему вы не можете или почему вам сложно над ней работать? В связи с чем у вас не получается что-то делать или получается, но плохо и медленно?

Скромный перечень возможных причин выглядит следующим образом:

  • Не считаете это дело важным, оно кажется вам бессмысленным, вы не видите в нём ценности;

  • Испытываете отрицательные эмоции при его выполнении;

  • Вам не хватает знаний и ресурсов для его выполнения;

  • Не хотите делать, но вынуждены;

  • Вас постоянно отвлекают от работы посторонние; 

  • Всё время возникают задачи, кажущиеся более срочными и не терпящими отлагательств. Либо вам их передают, а вы не можете отказаться, объяснив свою ситуацию.

Целеполагание и его способы

Определение целей управления временем

Залог эффективного тайм-менеджмента — чёткое понимание того, зачем он необходим, и почему его отсутствие вызывает дискомфорт. В следующем уроке мы будем говорить об эффективном целеполагании применительно к отдельным задачам, но уже сейчас можем подчеркнуть важность изначально поставленной цели известной поговоркой: что посеешь, то и пожнёшь. Все наиболее популярные системы тайм-менеджмента основаны на глубокой потребности в них их создателей. Так, о системе личной эффективности одного из отцов-основателей США Бенджамина Франклина (1706–1790) известно, что когда ему было немногим более 20 лет, он решил вести дневник для наблюдения за развитием в себе 13 ключевых моральных добродетелей (Франклин, Б. Автобиография / Б. Франклин. — М. : Московский рабочий, 1988. — 48 с.). Он поставил себе цель достичь морального совершенства, которая сделала его жизнь расписанной буквально поминутно, и, судя по его автобиографии, успешно достиг её. Другую цель преследовал Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть». И если «тайм-менеджмент» Ферриса заключается в его «4-х часовой рабочей неделе», то каждый день Франклина был тщательно распланирован и включал в себя не менее 8 рабочих часов. Можно привести много других примеров, однако данные два уже достаточно убедительно свидетельствуют о том, какими разными могут быть подходы к вашему личному управлению временем.

Иными словами, от поставленной вами цели при выработке вашего индивидуального подхода к управлению временем зависит очень многое.

Цель — это идеализированное воплощение результата какой-либо деятельности и способов его достижения с помощью конкретных инструментов. Она тесно связана с желаниями и намерениями человека, с его представлением идеального будущего, с волей личности и сознанием. С одной стороны, это основа любого действия, с другой — результат.

Целеполагание — процесс выбора одной или нескольких целей с установлением параметров допустимых отклонений для управления процессом осуществления идеи. Часто понимается как практическое осмысление своей деятельности человеком с точки зрения формирования (постановки) целей и их реализации (достижения) наиболее экономичными (рентабельным) средствами, как эффективное управление временным ресурсом, обусловленным деятельностью человека.

Способы целеполагания.

  • Интуиция
  • Изобретение
  • Вычисление
  • Выбор и предписание

Интуитивный поиск цели наиболее распространён. Алгоритм действий в данном случае предельно понятен: необходимо внимательно относиться к собственным идеям и догадкам, ожидая озарения. Можно предположить, что это единственный способ целеполагания, который «автоматически» встроен в каждого человека. Так происходит потому, что интуитивные цели формируются на основе существующего опыта, знаний и умений человека, а их «проявление» означает переход неосознанной потребности (проблемы) в осознанный мотив действий, чем и запускается процесс целеполагания.

«Изобретение» целей представляет собой «экспериментальный» процесс, основанный на пробном достижении возможной цели в недалёком будущем и (или) в уменьшённом масштабе. Например, это случается, когда вы принимаете важное решение («найти себе хобби по душе»), но не знаете, как конкретно его реализовать. В этом случае вы можете попробовать скрэпбукинг, филателию, вышивание или более экзотические варианты до тех пор, пока не найдёте именно ваше. При этом вашей целью может стать занятие этим видом хобби в течение некоторого времени (месяца, например), а затем вы подводите итог и выбираете то, что вам ближе.

Метод «вычисления» цели работает по следующему алгоритму. Сразу после осознания ключевого мотива («хочу, чтобы у меня была машина») нужно выписать все цели, ведущие к этому, в качестве столбцов таблицы. Необходимо понимать, что цели могут быть разными — «заработать на покупку личного авто», «выпросить автомобиль у мужа», «выиграть автомобиль в лотерею» и даже «украсть у соседа по двору» (шутка). Далее в качестве строк необходимо выписать качественные и количественные критерии, которые существенно влияют на результат достижения цели. Затем достаточно оценить придуманные вами цели, выбрав наилучший вариант в каждой строчке, и просуммировав финальные показатели.

Наконец, метод «выбор и предписание». Этот метод подразумевает, что у нас уже есть определённое количество кем-то поставленных целей, и нам необходимо всего лишь выбрать одну из них в качестве своей и «предписать» для себя её выполнение. По сути своей, это способ подражания кому-либо и попытка действовать по уже известному алгоритму. Примером такой ситуации может стать постановка цели молодого человека, заканчивающего обучение в школе: мама хочет, чтобы сын стал писателем, отец желает видеть его в качестве юриста, а дедушка и бабушка видят во внуке перспективного металлурга. Не желая выбирать либо не имея такой возможности, молодой человек всегда может выбрать одну из целей, «заготовленных» для него родными, и стремиться к её достижению — так, как будто эта цель была выбрана им самим. Стоит отметить, что это достаточно хороший способ, хотя подходит он далеко не всем (можно вспомнить фильм «Трасса 60», где главному герою отец прочит карьеру юриста, но, в конце концов, герой отказывается от навязанной ему отцом цели).

SMART

Методы постановки целей

SMART

Но не стоит забывать, что цель должна быть максимально точна не только в том, что касается вашего внутреннего восприятия желаемого. Вы совершенно точно должны представлять пути достижения цели, использовать для этого в планировании совершенно конкретные инструменты и искать специфичные ресурсы, и, самое главное, — успеть это сделать в срок (мы же всё-таки говорим про тайм-менеджмент, правда?). Именно для этого была разработана система постановки целей SMART. Своему названию она обязана мнемоническому правилу, объединившему первые буквы англоязычного названия критериев качества цели. Среди них следующие:

  • Specific (конкретная) — цель должна быть конкретной, т.е. должна указывать на то, что именно необходимо достигнуть;
  • Measurable (измеримая) — содержит указание на то, как измеряется результат. Если цель количественная, то необходимо указать целевую цифру («продажи на 5% больше», «купить iPhone 5S менее чем за 15000 рублей» и т.п.), если качественная — установить эталон («автомобиль не хуже S-класса», «такие же часы, как у Стаса Михайлова»);
  • Achievable (достижимая) — поставленная цель должна быть реальной; кроме того, должен быть понятен механизм её достижения и он также должен быть реален;
  • Relevant (релевантная, актуальная) — необходимо понимать, что выполнение цели актуально и действительно необходимого для достижения желаемого;
  • Time-bound (ограниченная во времени) — цель должна иметь чётко определённые границы времени её достижения.

Планирование

Планирование дел: составление списков

Если начать досконально разбираться в том, какие факторы оказывают влияние на жизнь человека, в общем и целом, то их можно отыскать великое множество. Любая область жизни человека и каждая сфера его деятельности, конечно же, обладают рядом свойственных им особенностей, и порой то, что применимо к одному, совершенно неприменимо к другому. Но есть, несмотря на это, некие основополагающие принципы, которые являются действенными абсолютно во всём. К одним из таких принципов, а если говорить точнее, законов, которые вполне можно считать гарантами успеха в любой области, можно смело назвать умение планировать и расставлять приоритеты.

Планированием называют процесс оптимального распределения ресурсов, необходимый для достижения поставленных целей и задач, а также совокупность процессов, которые связаны с их постановкой и реализацией. Планирование является неотъемлемой частью тайм-менеджмента (управления временем) и, при умелом применении, многократно повышают его эффективность.

В самой простой и официальной интерпретации планирование характеризуется следующими этапами:

  • Этап постановки целей (задач)
  • Этап составления плана по достижению намеченного
  • Этап вариантного проектирования
  • Этап выявления требуемых ресурсов, а также их источников
  • Этап определения исполнительных лиц и брифинг
  • Этап фиксации результатов планирования в физическом виде (план, проект, карта и т.п.)

Планирование – это главное правило тайм менеджмента, краеугольный камень концепции. Сначала вы определяете цель, затем вносите в свой план её достижение, потом начинаете к ней двигаться. Если цель простая, просто берёте и делаете. Выглядит просто. Но может возникнуть ряд трудностей.

  1. Во-первых, не всегда и не всем людям просто начать планировать свой день или хотя бы рабочий распорядок.

То есть, даже само планирование необходимо изначально подвергать определённому управлению. Возможно, вы не видите смысла в самом планировании. Есть множество сомнений в том, что оно будет способно сделать нашу деятельность продуктивнее, облегчить жизнь.

Действительно, если вы никогда не занимались планированием, начать может быть тяжело — кажется, что на это нет времени и сил. Но на практике даже составленный заранее список покупок способен сэкономить массу ресурсов и сильно повлиять на результат выполнения такой с виду простой и понятной задачи, как поход в магазин за продуктами.

Составив список или чек-лист заранее, вы точно знаете, что вам нужно, и не тратите время на поиск или раздумья. Соответственно, действуете максимально экономично: сразу идёте в нужные отделы к стеллажам наиболее коротким путём. Даже с учётом затрат на составление списка возникает существенная экономия времени в процессе. Кроме того, появляется возможность минимизировать долю импульсивных покупок и сэкономить деньги. Деньги же на некоторых итерациях опять конвертируются во время — этот цикл работает постоянно.

  1. Во-вторых, некоторые дела кажутся людям не настолько существенными, чтобы их как-то выделять. Что-то просто сваливается сверху и происходит неожиданно. Иными словами, сформировать список бывает почти невозможно по определению.

Начните с самого основного. Есть методики, согласно которым в базовом списке дел на день у вас должно быть не более 4 самых важных дел. И эффективен не в том случае, когда все активности исчерпывающе представлены в списках, а когда главные дела доводятся до конца и занимают меньше времени. Не пытайтесь описать всё и сразу, оставьте место неожиданностям — они неизбежны.

Лучшее, что вы можете сделать — выделить отдельный блок для сравнительно небольших дел, каждое из которых займёт менее 15 минут. Так вы сможете, наконец, найти время для того, что давно откладывали. Только не забывайте планировать и время для отдыха. Делайте перерывы по 10-20 минут каждые 2-3 часа.

  1. В-третьих, вы можете начать думать: «Я не хочу быть роботом». Но попытайтесь ответить себе честно: принадлежите ли вы себе сейчас на самом деле? Сколько в действительности у вас свободного времени, которое вы можете потратить на отдых, общение с друзьями, семьёй?

Вспомните про свои проблемы со здоровьем. У многих, в том числе, молодых людей присутствует повышенная утомляемость, расфокусировка зрения, нервное напряжение, хроническая усталость. Не является ли это в той или иной своей мере следствием неправильно организованного режима дня, работы, отдыха? Современная медицина связывает многие недуги именно с нарушениями режима. В таких случаях нельзя поставить однозначный диагноз в соответствии с хронической патологией. Разумное планирование благоприятно скажется на вашем самочувствии.

  1. Наконец, не придумывайте себе лишних проблем. Планирование — средство, а не цель. 

Не нужно зацикливаться на стандартах, быть вечным студентом и изучать тайм-менеджмент с научной точки зрения. Проявите фантазию: ваш список, его структура и назначение — ваш и только ваш. Никто не проверяет его соответствие нормам и не ставит за него оценки. Ещё одним полезным инструментом в вопросе планирования станет диаграмма Гантта. Она позволяет наглядно структурировать крупный проект, отслеживать прогресс, а также облегчает включение в работу новых людей при необходимости.

Приоритизация

Приоритизация

Приоритизацией называется процесс расстановки приоритетов – показателя преобладания важности того или иного пункта плана над остальными. Важной приоритизация является по той причине, что среди большого количества разных нюансов и особенностей, имеются, как те, что имеют наименьшую значимость и оказывают минимальное воздействие на процесс достижения цели, так и те, которые играют в этом процессе главенствующую роль. Умение расставлять приоритеты можно назвать ещё одним показателем эффективности и действенности любого процесса планирования, т.к. акцент на самых значимых пунктах плана зачастую является решающим в вопросе, будет достигнута цель или нет.

Расставляйте делам и задачам соответствующие приоритеты. Научитесь ранжировать их и вырабатывать самодисциплину. Самое тяжёлое и отталкивающее занятие лучше поставить впереди всех остальных, либо после небольшого числа микро-задач, для разогрева. Если постоянно переносить его, можно накопить избыточное эмоциональное напряжение и снизить работоспособность


Итак, самое важное преимущество планирования – это, пусть и не стопроцентная гарантия, но всё же огромная вероятность успеха. Как много мы видим людей, которые, желают очень немногого, но, не имея плана, так ничего и не достигают! И, в противовес им, есть огромное количество примеров людей, имеющих фантастические цели, которые, казалось бы, недостижимы, несмотря ни на что достигают их и даже больше. Первых от вторых отличает именно умение планировать и расставлять приоритеты. Определите свои цели, начинайте составлять план – через время вы увидите, что вы дошли до цели, а тысячи зевак без плана так и остались на своих местах. Планирование выведет вас в лидеры в любой области!

Техники и приемы развития – 1

Система 4D

Кто придумал: Эдвард Рэй, консультант и мотивационный писатель.

В чём заключается: 4D — метод для тех, кто не знает, как таки взяться за свои задачи. К каждому делу можно применить одно из четырёх действий, а именно:

  • Do (сделать). Важные задачи, которые нужно сделать вам лично, их нельзя выбросить или передать.
  • Delegate (делегировать). Поручить задачу кому-то (коллеге, помощнику, секретарю), если у вас нет времени выполнить задачу самому.
  • Delete (удалить). Некоторые задачи не важны по сравнению с другими или же неактуальны. От них стоит попросту отказаться.
  • Delay (отложить). Сложные задачи, не требующие немедленного решения, стоит отложить, чтобы решить насущные проблемы. Однако, откладывая дело, чётко задайте срок, когда вы к нему приступите.

Выбирайте любую задачу из своего списка — и сделайте с ней одно из этих действий. Потом переходите к следующей.

Кому подходит: универсальный способ разобраться с огромным списком дел, если вы уже не понимаете, что с ним делать. Но метод не годится для долгосрочного планирования и не помогает понять, когда заниматься тем или иным делом.

Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

Теперь, распределив дела по группам, избавьтесь от дел из группы С.  Основные способы избавления от этих дел: перекладывание дел из данной группы на тех, кто их генерирует.

Если подобное невозможно – делегируйте.

Запомните: если вы сосредоточитесь на наиболее важных делах, составляющие около 35%, и избавитесь от «пожирателей времени» — вы подарите себе 65% времени.

Данная методика позволяет осуществить следующие ключевые моменты:

  • Зарезервировать время для выполнения ключевых задач, в случае необходимости корректировки или проверки;
  • Дифференцировать текущие и предстоящие задачи по приоритету;
  • Дела с наименьшим приоритетом исключить из круга дел, которые вы делаете самостоятельно.

 

Метод GTD

GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.

Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.

В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.

3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.

  • Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
  • Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
  • Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определённый срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.

4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.

 

Техника помидора.

Кто придумал: Франческо Чирилло. Он использовал этот метод для подготовки к экзаменам. Время он засекал по кухонному таймеру, сделанному в виде помидора, — и это дало название методу.

В чём заключается: поставьте таймер на 25 минут и в течение этого времени выполняйте работу, ни на что не отвлекаясь. После сделайте перерыв пять минут и повторите цикл заново — продолжайте работу. Через каждые четыре цикла сделайте большой перерыв в 30 минут. Смысл метода в том, что монотонная работа разбивается на небольшие части, и после каждой вы получаете заслуженный отдых. Так легче взяться за такие задачи, и можно выполнить их лучше.

Кому подходит: метод универсален. Может пригодиться кому угодно, когда нужно долго делать монотонную работу — например, убраться дома, написать статью или отчёт, подготовиться к экзамену.

Особенности: система настолько популярна, что для неё создано несколько приложений — под Windows, iOS и Android. Если система вам понравится, обратите на них внимание.

Где узнать больше

Статья: «Всё, что вам нужно знать о технике Pomodoro».

Книга: Штаффан Нётеберг. Тайм-менеджмент по помидору. Альпина Паблишер, 2020.

 

Метод ZTD

Кто придумал: Лео Бабаута, ведущий блога Zenhabits про личную эффективность и тайм-менеджмент.

В чём заключается: ZTD расшифровывается как Zen to Done. Это упрощённая версия GTD, так как Лео считает, что GTD слишком сложен для обычных людей. ZTD строится на 10 простых привычках:

  • Собирайте всю информацию в разделе «Входящие» (как и в GTD).
  • Входящие записи обрабатывайте быстро, не откладывая.
  • Организуйте заметки по категориям в зависимости от их содержимого (как и в GTD).
  • Важные дела планируйте на каждый день заранее, особо крупные дела — на неделю вперёд.
  • Сосредотачивайтесь на одном деле, не распыляйте внимание.
  • Создавайте короткие и понятные списки дел.
  • Войдите в режим и соблюдайте его каждый день.
  • Делайте то, чем вам действительно хочется заниматься.
  • Упрощайте. Формулируйте задачи коротко и ясно, уберите лишние и незначительные из списка.
  • Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.

 

«Time Power» Брайана Трейси

Б. Трейси является одним из лучших в мире консультантов по личностному развитию и менеджменту. Его система управления временем была неоднократно проверена и получила множество полезных отзывов. Методика уникальна и в то же время гибка – позволяет настраивать систему «под себя». Если же говорить о сути авторской техники, то коротко она выглядит так: самое важное – выделять приоритеты (и в личной жизни, и на работе), уделять основное внимание важным делам, урезать время на неважные (а ловушек стараться избегать). Б. Трейси также предлагает несколько собственных методик экономии времени, особенно ценные рекомендации из которых, по нашему мнению, сосредотачиваются на том, как это делать в рабочих отношениях с людьми.

В русском переводе от «Альпина Паблишер» книга вышла под названием «Тайм-менеджмент по Брайану Трейси. Как заставить время работать на вас». Прочитав её, можно узнать о данной методике всё необходимое.

 

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это метод столбчатых диаграмм, разработанный американским специалистом в области менеджмента Генри Гантом. Он применяется для иллюстрации планов и графиков работы по различным проектам. Состоит диаграмма из полос, которые ориентированы вдоль временной оси, а каждая из них отображает отдельную задачу, входящую в состав проекта. Вертикальная ось – это перечень задач. Помимо этого, на диаграмме можно отмечать различные показатели – проценты, указатели, временные метки и т.д.

Применяя диаграмму Ганта, вы сможете наглядно отследить процесс реализации проекта и эффективность выполняемых действий. Но, в любом случае, этот метод придётся дополнять другими, т.к. диаграмма не синхронизируется с датами, не отображает затраченные ресурсы и сущность производимых действий. Лучше всего применять её для небольших проектов. Сама же диаграмма нередко входит в состав различных приложений для управления проектами в качестве дополнения.

Техники и приемы развития – 2

Лайфхаки

Фуууух… С техниками разобрались. Теперь поделимся с Вами главными правилами, а точнее лайфхаки тайм-менеджмента. Итак, поехали!

1. Используйте голосовой ввод

Как Вы знаете, все новые идеи нужно записывать. И для того, чтобы процедура отнимала меньше времени – используйте голосовой ввод. На телефоне в заметках он точно есть.

2. Один день = одна задача, которая приближает к цели

Добавьте к списку обычных дел одну задачу для достижения цели и потратьте на неё час.

3. Один месяц = одна маленькая цель

Глобальную цель разбивайте на более мелкие, которые можно выполнить за один месяц. Так Вы небольшими шагами придете к достижению глобальной цели.

4. Используйте Trello

Матрицу Эйзенхауэра, планируйте в программе управления проектами Trello.

5. Пятнадцатиминутный сон

По возможности включите небольшой сон в обеденный перерыв. Данный примем может повысить работоспособность.

6. Делите день на 3 части

Утро посвятить себе и телу. День – решение приоритетных задач. Текучка – пара часов. Вечер – семья и расслабление.

7. Включите в план активный отдых

В ежедневный график включайте полезный отдых, который поможет расслабиться и получить положительные эмоции. Например, вечерняя прогулка или утренняя зарядка.

8. Утреннюю рутину делайте вечером

Вечером потратьте 10 минут на подготовку к будущему дню: одежда, расписание, маршрут дороги. Это сэкономит как минимум 20 минут утром. Помните про этот совет по тайм-менеджменту, и тогда Вы точно останетесь в плюсе.

9. Выделите 30 минут на развитие

Расписание состоит не только из рабочих и повседневных задач. Обязательно планируйте время и на образование.

10. Говорите: “Нет”

Пожалуй, основное правило тайм-менеджмента. Так как волшебное слово “Нет” позволит не делать то, что не входило в планы. Личные задачи на первом месте.

11. Отключите уведомления на телефоне

Уведомления мобильных приложений отвлекают чаще, чем сообщают нужную информацию. Проверяйте приложения и почту в соответствии с расписанием.

12. Медитируйте

Техника осознанного дыхания поможет отдохнуть, перезагрузится и продолжить работу с новыми силами. Мелодии из приложения Relax Melodies: Sleep Sounds расслабляют приятными звуками природы и перенесут на берег океана с шумными волнами и раскатами грома.

13. Контролируйте расписание

Потратьте 10 минут на анализ сегодняшнего дня и планирование завтрашнего. Полчаса потратьте на неделю. Час – на месяц. Два – на год.

14. Установите таймер на каждую задачу

Таймер из техники “Помидор” установите, чтобы не отвлекаться и не смотреть часто на часы. В спокойной обстановке приятно работать.

15. Готовьтесь к дедлайну заранее

Проект или отчетный документ сделайте за два дня до окончания срока. Так будет время проверить ещё раз. И не начнётся паника, если случился форс-мажор.

16. Для каждой задачи устанавливайте сроки

Так проще контролировать и планировать расписание. В приложении Boss Note задаче сразу устанавливается срок выполнения.

17. Не копите дела

Задачи, которые копятся и требуют решения, отвлекают от новых идей и мешают спокойно спать. Поэтому закрывайте два-три дела в день. Подключайте “лягушек”, “помидор” или признайтесь, что не будете их выполнять.

18. Выбрасывайте лишнее

Инвентаризация документов, канцелярских товаров и прочих предметов на столе позволит навести порядок. Ненужные вещи выкиньте или подарите, планируйте на эту задачу 1 час каждый месяц.

19. Вырабатывайте привычку планировать

Один из основных и главных принципов тайм-менеджмента. Каждый день начинайте и заканчивайте с планирования. Потом это войдёт в привычку, и Вы уже на автомате будете планировать каждый день, концентрируясь на важных задачах.

20. Воспринимайте неудачи как опыт

Если цель не достигнута, план провалился и возник форс-мажор, то не отчаивайтесь и возвращайтесь к плану заново. Проанализируйте и внесите корректировки таким образом, чтобы в следующий раз избежать подобных ситуаций.

21. Анализируйте

Итоги дня анализируйте, размышляйте о том, что было сделано, что ещё нужно сделать и ответьте на вопросы: “Как это получилось?”, “Удовлетворены ли Вы результатом?”

22. Не бойтесь поменять планы

Встреча отменяется или сотрудник заболел, будьте готовы к переменам в расписании. Пусть всегда будет запасной план В.

23. Ежедневный релакс

Категорию релакс планируйте ежедневно, даже с учетом того, что у Вас много дел или Вы ничего не успеваете. Релакс поможет не выгореть, освежить голову, да и нервы сберечь.

24. Учитывайте индивидуальные особенности биоритмов

В течение нескольких недель наблюдайте за собой и отмечайте часы и дни с минимальной и максимальной продуктивностью, а затем планируйте дела в соответствии с этими закономерностями. На пик активности планируйте “лягушек”.

25. Повторяющиеся задачи автоматизируйте

Составьте список задач, которые можете автоматизировать при помощи сервисов. Например: не ручное составление отчетов по звонкам, а выгрузка из CRM, не ежедневный постинг в соц.сети, а отложенный, да и сразу в несколько.

26. Создавайте маршруты

Вы находитесь в точке А. С помощью целей и задач прокладываете путь к точке В. Так создается маршрут исполнения цели и фокусируется внимание на итоге.

27. Работайте не больше, чем запланировали

Отчет, который делается за несколько часов, но сделать нужно через 2 недели, Вы будете делать 2 недели. Справедливо и обратное: если уменьшить срок, необходимый для выполнения работы, можно заставить мозг сосредоточиться и включиться на полную.

28. Одна минута планирования экономит десять на выполнение

Подготовка к занятию облегчает процесс выполнения. Сделайте пометки, какие инструменты понадобятся, сколько времени это займёт, кто может помочь, если что-то пойдёт не так.

29. Определите области ключевых результатов

Из цели выделите две или три приоритетные задачи, которые в большей степени влияют на достижения цели. Так вот, уделяйте на их проработку хотя бы по часу каждый день, а также анализируйте результат.

30. Меняйте виды деятельности

При планировании расписания учитывайте, какое количество времени уйдёт на выполнение задания. Умственную деятельность чередуйте с физической. После переговоров займитесь подготовкой документов, а потом прогуляйтесь.

31. Используйте сервисы-помощники

Сервис-помощники возьмут на себя решение задач, которые возможно делегировать: помогут забронировать столик в ресторане, купить билеты в театр, и также будут полезны в работе: сделать бухгалтерию, подготовить рассылки, ответить на телефонные звонки.

 

Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

Пирамида Франклина

Пирамида Франклина (пирамида продуктивности) – комплексная долгосрочная система постановки целей и путей их реализации.

Структура системы представляется как пирамида, где каждый элемент зависит от предыдущего. Фундаментом выступают жизненные ценности планирующего. Это то, что важно для человека, то, вокруг чего строится его жизненная концепция (власть для политика, слава и известность для певицы, выдающиеся результаты для спортсмена и т.д.). Следующий блок – глобальные цели – конкретное выражение результата, главная цель (стать премьер-министром, получить престижную музыкальную премию или записать платиновый диск, установить новый мировой рекорд). На основе глобальных целей строится генеральный план по их достижению – своеобразная обобщённая инструкция к тому, как может быть достигнута цель. Дальше устанавливается уже более конкретный план, на 3-5 лет, который включает в себя конкретные шаги (партийная работа, обучение в вокальной студии, международные выступления). С учётом масштаба поставленных задач составляются среднесрочный и краткосрочный планы (подготовка к вступительному экзамену, тренировка отдельных навыков). Таким образом, получается отчётливая и понятная картина того, как достичь целей всей жизни.

 

Правило Парето 

Иногда это правило называют принципом «80 на 20». Сформулировал его итальянский экономист Вильфредо Парето. Основной его предпосылкой является то, что наименьшая часть действий приносит наибольшую часть результатов, и наоборот.

Наглядно данное правило выглядит так:

  • 20% действий = 80% результата
  • 80% действий = 20 результата
  • 20% людей владеют 80% всего капитала
  • 80% людей владеют 20% всего капитала
  • 20% клиентов приносят 80% дохода
  • 80% клиентов приносят 20% дохода

Примените данное правило к своей каждодневной деятельности, и вы увидите, что 80% всего того, что вы делаете за день это всего лишь 20% нужного вам результата, а 20% грамотно спланированных действий на 80% приближают вас в заветной цели. Исходя их этого, запомните, что день нужно начинать именно с немногочисленных, но самых сложных, важных и срочных дел, а уже после браться за выполнение лёгких и не менее важных, но присутствующих в гораздо большем объёме.

Это эмпирическое правило встречается при исследовании различных явлений, в частности, социальных, экономических и физических. В общем виде оно обычно формулируется так: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

 

Матрица управления временем С. Кови

Стивен Кови – один из наиболее известных современных последователей и популяризаторов пирамиды Франклина как техники планирования жизни и достижения поставленных целей. Он также является автором собственной методики, которая дополняет пирамиду, перекрывая её слабые стороны (что касается, в первую очередь, продуктивного управления ежедневными делами).

Созданная С. Кови матрица управления временем является отличным инструментом для планирования занятости и определения «воров времени» – действий, из-за которых оно тратится попусту. По сути, это готовый шаблон, куда каждый, в соответствии с предложенной классификацией, относит задачи и дела, с которыми ежедневно сталкивается.

 

Хронометраж 

Под понятием «хронометраж» имеется в виду метод, предназначенный для изучения затраченного времени. Он осуществляется посредством фиксации и замера осуществляемых действий. Основными целями хронометража являются определение того, на что тратится время, выявление «поглотителей времени», поиск резервов времени и выработка чувства времени.

Вести хронометраж довольно просто: специалисты советуют производить запись всех своих действий с точностью до 5 минут на протяжении 2-3 недель. Наглядно это выглядит примерно так:

  • 8:00-8:30 – проснулся, размялся, умылся
  • 8:30-9:00 – попил чай, включил компьютер, проверил почту
  • 9:00-9:30 – зашёл в социальную сеть
  • 9:30 – 10:00 – подготовил документы по работе и т.д.

Записи можно дополнять комментариями и дополнительными параметрами. А способов вести хронометраж существует несколько:

  • На бумаге – в блокноте, тетради, записной книжке
  • Используя гаджет – мобильный телефон, электронную книгу, планшет
  • Используя диктофон
  • Используя специальное ПО на компьютере
  • Онлайн – специальные интернет-приложения
  • Диаграмма Ганта (см. ниже)

На основе полученных посредством хронометража данных вы сможете выявить важные особенности в распределении своего времени и скорректировать их.

Хронометраж на первый взгляд суров, и поэтически настроеные граждане сравнивают его с клеткой, оковами и так далее. Есть такие чувствительные к ограничениям люди, которые ни за какие награды не станут регулярно записывать, на что тратится их время.

Не мешает ли это жить? Не даёт ощущения скованности?
Нет, не мешает и не сковывает. Наоборот, помогает и освобождает. А «стесняет» может, наоборот, отсутствие объективных данных о том, куда делось мое время
 и силы.

Название техники: Хронометраж, учет затрат времени

Назначение:

  • Мониторинг: создание объективного представления о том, на что Вы на самом деле тратите время день за днем, есть ли какая-то динамика (например, можно вовремя заметить, что Вы меньше стали заниматься стратегическими задачами или меньше спать).
  • Мотивация. Хронометраж способен очень мощно «встряхнуть», если правильно обработать его результаты и осознать их.
  • Измерение. Определение реальных затрат времени на какие-то отдельные виды работ. Например, если Вы знаете, за какое время Вы расшифровываете 10 минут диктофонной записи, то примерно можете сказать, сколько времени нужно для расшифровки какой-то серии интервью.
  • Выявление Вашего характерного набора «воров времени» — тех «дыр», через которые день может весь «вытечь», едва начавшись.

Для хронометража хватают лишь часы, блокнот или бланк, ручка и маленькая табличка на домашнем компьютере — результаты вносятся из бланков 3-7 раз в неделю. С бланками обработка идёт быстрее.

Бланк, взятый на просторах интернета:

Он двухсторонний, распечатывается на листах А4 и сгибается пополам.

Как все это работает и что нужно делать:

Уже на этапе записи хорошо бы понимать, как Вы будете обрабатывать результаты.

Все затраты времени относятся к одной из четырех категорий.
Да, всего четыре категории:

1) Потери
2) Главное
3) Рутины
4) Сон и отдых

Всё.
Что относится к каждой из категорий?

Потери:

  • Дорога
  • Бессмысленный и беспощадный интернет-серфинг.
  • Ненужные дела. Если быть честным, то сюда надо записывать все, что не дало вообще никакого полезного результата ни уму, ни сердцу, ни душе, ни телу, ни проектам, ничему вообще.
  • Ненужные разговоры. Когда нет ни удовольствия, ни пользы, ни любви, ни дружбы, ни новой информации.

Важное:

  • Все, что можно назвать «стратегическим вложением времени и сил» — включая самые главные и новые части работы;
  • Все, что связано с семьей и отношениями, с любимыми людьми, друзьями, заботой о главных ценностях;
  • Все новое, связанное с обучением (но не рутины), развитие, рационализация разных процессов;
  • Новые контакты (но не болтовня);
  • Развивающие удовольствия (!) — например, чтение, фотографирование, рисование.
  • Все, что связано со здоровьем (!) и хорошим самочувствием, включая тренировки и зарядку.
  • Все, что связано с тайм-менеджментом и эффективностью. Например, сам хронометраж (еженедельная обработка результатов), а также планирование.
  • Время для размышления.
  • Дневники.

Рутины:

  • Все домашние дела (кроме разных стратегических дел, типа инициации ремонта, и чистого наслаждения, например, «наведения красоты» на книжных полках);
  • Все повторяющиеся регулярные рабочие дела, когда я не делаете ничего нового;
  • Подавляющее большинство совещаний, собраний, рабочих встреч, отчетов и прочее в том же духе (кроме стратегии и того, что делается в первый раз. «Проторить лыжню» — это почти всегда «важное» ).
  • Оплата счетов;
  • Проверка почты.

Как решить, важное это дело или рутина? Если работает на развитие — то «Важное». Если просто поддерживает какие-то текущие процессы на нужном уровне — то «Рутина».

Сон и отдых:

Сюда относится только такой отдых, который может быть приравнен ко сну или превосходит сон. Например, медитации, визуализации, дыхательные упражнения, практики осознанности и аутогенная тренировка.

И что со всем этим делать?

Работа с хронометражем строится в три этапа:

(1) запись — учет; 
(2) обработка результатов, осознание; 
(3) выводы и изменения в планах.

Пройдемся по первым двум этапам (с третьим все и так ясно).

Заполнение бланка (учет времени)

Если Вы пользуетесь бланками типа того, что показан выше, то по идее надо просто каждые 10 минут отмечать в бланке соответствующую ячейку. Даже не писать ничего — просто крестик поставить в нужной ячейке или заштриховать её.

Сложно отмечать что-то каждые 10 минут?

Верим!

Честно говоря, и нам сложно.

Вы просто можете начать дело, отметив начало в бланке. А когда заканчиваете дело или прерываетесь (потому что устали) — сразу отмечаете, сколько 10-минутных промежутков времени на него потрачено. Если отвлеклись — ставите отметку, что дело прервано.

Бланк просто лежит рядом, когда вы работаете за компьютером, или вложен в блокнот, если я где-то на встрече.

Обработка и осмысление результатов

Бланк дает возможность очень быстро подсчитывать затраты времени по категориям: просто считаем, сколько ячеек отмечено в каждом столбце, и умножаем это число на 10. Получаем затраты времени в минутах.

Плюсы методики:

Держит в тонусе. Это — главный плюс.

Ограничения методики:

  • Недостаток — продолжение достоинств. Нужно быть в тонусе. Даже «отправляясь в расслабленное ничегонеделание», нужно сначала сделать пометку об этом, и уж потом начинать расслабляться. Это не всем нравится. Такое чувство, что сам у себя стоишь над душой.
  • Хронометраж не приносит пользы, если результаты не обрабатывать, не анализировать, если не сравнивать день со днем, месяц с месяцем. Тут нужна систематическая работа, регулярная аналитика.
  • При использовании в первые 10-12 дней «с перепугу» люди иногда начинают работать, как машины, практически без потерь. Сказывается Хоторнский эффект. Но это быстро проходит
  • Некоторые люди считают, что хронометраж лишает спонтанности, или что Ваши друзья и близкие будут чувствовать себя скованно, если будут знать, что Вы ведете хронометраж. На самом деле, это никому не мешает. Вы же не будете совать людям в лицо свои бланки, правда? Так что никуда Ваша спонтанность не денется.
  • Эмоциональные ограничения: некоторые впечатлительные люди впадают в тоску и печаль, увидев результаты. Ну, что тут скажешь? Знание — сила. Я уверена, что все-таки лучше знать правду, чем обманывать себя.

Как усовершенствовать методику?

  • Если человек впервые проводит хронометраж, то первые три недели полезно просто записывать все (без категорий), чтобы как раз эти категории и выявить. Чтобы это были именно ваши категории.
  • Может быть, кому-то удобнее будет использовать программы для автоматического хронометража. Есть несколько приложений для смартфонов, которые помогают в этом.
  • Может быть, вы усовершенствуете бланк, что-то из него убрав. (Добавить-то как раз проще всего).
  • Можно использовать напоминающие сигналы — например, регулярно пикающий будильник, просто чтобы не забывать отмечать, чем Вы заняты.

Дополнительная информация:

Информации о разных методиках хронометража можно найти очень много. Вот лишь некоторые источники:

  • Документальная повесть Даниила Гранина «Эта странная жизнь»- биография А. А. Любищева и описание его системы учета времени. Наверное, главный «идеологический» текст по хронометражу на русском языке.
  • Книга Глеба Архангельского «Тайм -драйв». Наиболее известное и до сих пор одно из самых толковых русскоязычных руководств по инструментам тайм-менеджмента. Архангельский рекомендует провести хронометраж длительностью две-три недели, чтобы просто начать трезво смотреть на то, сколько же времени Вы тратите на прогресс в делах, сколько — на непродуктивные рутины, а сколько его Вы просто теряете (или у вас его отнимают без Вашего согласия).

В какие моменты начинать и когда прекращать хронометраж?

Чаще всего хронометраж прерывают во время отпуска — и это, пожалуй, правильно.

Вообще, техники тайм-менеджмента очень помогают мобилизовать силы. В том числе — в сложные периоды жизни, когда ресурсов (сил, времени) не хватает, а задач много. А когда нужно просто отдыхать — можно и нужно ослабить самоконтроль.

Кейсы

Кейс по тайм-менеджменту №1. Хитрые официанты

Ситуация. В одном киевском ресторане руководители задумали сделать акцию. Всем гостям, которые заказали на определенную сумму, нужно было предложить по привлекательной цене купить сертификат на посещение одного из ресторанов сети.

В силу определенных причин предлагать должна была управляющая. То есть, процесс согласования с официантами столиков, к которым нужно подойти, превращался во вселенский хаос. Кто-то занял место у Сикиперов (программа для автоматизации работы общепита), кто-то бодается с кухней за скорейшее приготовление именно его заказа итд.

Решение. Поэтому было принято решение внедрить следующую схему – официант при достижении нужной суммы молча ставил на нужный столик вазу с полевыми цветами. Это была «метка» для управляющей, что нужно подходить за этот столик.

Таким образом коллектив высвободил время, которое нужно было бы тратить на обмен информацией.

Кейс по тайм-менеджменту №2. Дружелюбные курьеры

Ситуация. В одной крупной курьерской службе была проблема – курьеры постоянно забывали о предварительном обзвоне получателей почты. Вместо этого они не только нагло ставили получателя перед фактом «я внизу, спускайтесь, жду 10 минут», но иногда игнорировали набрать клиента, чтобы сообщить, что доставка переносится на завтра.

Решение. Руководители внедрили следующую схему.

На каждое отправление извне клеили стикер с сообщением, что вместе с конвертом в пакете лежит карточка в виде довольного человечка. И клиент, если курьер заранее его набрал перед доставкой, может отдать эту карточку курьеру. Если нет – может порвать данную карточку, выместив злость.

Тот из курьеров, кто по итогу недели соберет максимальное количество карточек с довольным человечком, получит денежный бонус, и будет помещен на сайт в ново-созданный раздел «лучшией курьер».

Понятно, что не все клиенты хотели заморачиваться с карточками. Но очень много курьеров резко научились предупреждать получателей о доставке заранее.

Кейс по тайм-менеджменту №3. Экономные банкиры

Ситуация. Этот эксперимент был проведен в большом отделении банка в городе Днепре. Руководитель отделения участвовала во внутреннем конкурсе эффективных менеджеров. И ей нужно было внедрить событие оптимизации работы подчиненных. На ее взгляд, лучшая оптимизация та, которая имеет измеримый в денежном эквиваленте результат. Поэтому она предложила следующее.

Решение. Из отделения ежедневно отправлялись курьерскими службами документы. Каждое такое отправление стоит банку примерно 1$. В месяц затраты были около 1000-1200$. Используя схему «доска кайросов», на видном месте оупен-спейса был поставлен шкаф, в котором отправления сортировались по районам назначения. 

Сотрудникам была подана идея, что каждый по возможности берет на себя доставку отправления в район, в котором живет либо по пути. Ведется подсчет, и в конце месяца 3 человека, которые сделали больше всех таких «благотворительных» доставок, получают 20% сэкономленных денег.

Опустим, каким образом документально оформлялась данная прибавка к ЗП. Но важно, что руководитель всего лишь на голой мотивации смогла не только снизить на 60-70% затраты на доставку корреспонденции, но и заинтерсовать самых активных (а фактически самых молодых) сотрудников принимать в этом участие.

Истории очень интересные. А это точно о тайм-менеджменте?

Именно о нем. Ведь фактически в каждом кейсе было высвобождено время людей. Или за счет реорганизации времени на те или иные действия получен результат, повлекший рост эффективности предоставляемой услуги.

Современный тайм-менеджмент давно вышел за рамки десяти таблиц, о которых говорили тренеры в далеких нулевых годах (задумайтесь — а ведь прошло уже с того времени 20 лет). Скорее сейчас котируются необычные решения на основе креатива и анализа бигдата. Что мы и наблюдаем в каждом проведенном тренинге по тайм-менеджменту. Подумайте об этом.

Задания

Задание 1. Прочитайте приведенные ниже размышления менеджера о предстоящем дне и план дня, который он составил.

Ну и день сегодня предстоит! Сейчас только девять часов утра, а дел навалилось столько, что, кажется, времени катастрофически не хватит. Звонил рассерженный клиент: не получил заказ в срок. Надо бы ему перезвонить, выяснить все вопросы, успокоить. Материалы к выставке нужно готовить: открытие через две недели, а ни слайдов, ни текста для рекламных буклетов еще нет. Да и насчет полиграфии пора бы озадачиться, позвонить и заказать изготовление материалов – календарики всякие, листовки, буклеты, сувениры, плакаты, а то, как всегда, в последний момент спохватимся, и опять – голый стенд и две жалкие листовки. Позор!

На 13.00 назначены переговоры с поставщиком – это дело святое, надо ехать самому. Интересно только, на чем? Машину из сервиса так и не нашел времени забрать, а надо бы. На метро? Или такси заказать? Ничего себе – так у нас же еще презентация сегодня! Ну конечно, начало в 18.00, а команда ни сном, ни духом. Срочно надо всех собирать на инструктаж. Хорошо бы еще текст статьи в «Экономический вестник» отредактировать, а то уже месяц валяется где-то в столе. Кстати, о столе, не мешало бы разобраться в этом хаосе, а то вечно полчаса копаешься, пока нужный документ найдешь. А так хотелось сегодня в спортзал сходить, размяться! Ну это вряд ли. Если еще учесть накопившийся объем не внесенной в базу данных информации по клиентам… А ведь это потенциальная прибыль фирмы.

Ну вот, позвонила секретарь – через полчаса совещание у шефа, присутствие обязательно. Надо успеть хотя бы набросок плана дня сделать, а то опять половина задач из головы вылетит. Итак, что там у нас самое главное на сегодня?

Вам предстоит:

1. Проанализировать размышления и составленный план. Отметить ошибки, которые были допущены. Какие принципы и правила планирования дня они нарушают?

2. Проанализировать, насколько точно был выполнен алгоритм планирования дня.

3. Составить свой план дня для этого менеджера. Объясните, почему вы именно так распланировали дела и задачи?

Задание 2. Прочитайте приведенные ниже истории. Ответьте письменно на вопросы в конце каждого текста.

1. Однажды Дэвид Кертин, сидя в номере гостиницы, держал в руках стакан с водой. Настроение у него было ужасное, и вдобавок очень хотелось пить. Он уже поднес стакан к губам, но тут вспомнил, что из-за плохо вымытых стаканов многие люди заболевают… А почему нет одноразовых стаканов? Наверное, потому, что нет ничего дешевле стекла. И вдруг его осенило – бумага! Одноразовые бумажные стаканчики! Весь день он потратил, пытаясь сделать стаканчик, который был бы прост и держал воду. Наконец ему это удалось. Так в 1910 г. Дэвид Кертин изобрел бумажный одноразовый стаканчик и заработал на этом сумму, эквивалентную € 1 млн.

Ответьте на вопросы:

• Что помогло Кертину сделать свое открытие?

• К какому типу контекстов можно отнести это обстоятельство? Обоснуйте свой ответ.

2. Уолли Амос, предприниматель, «король шоколадных бисквитов», долго не мог начать свое дело. Но однажды на вечеринке его знакомая сказала, что знает людей, готовых инвестировать средства в производство сладостей. На эти деньги Амос начал изготавливать бисквиты и открыл первый магазин. Его друг и сосед художник Тони Кристиан помог Амосу оформить новый магазин, разработав уникальный дизайн интерьера, что придало магазину характерный и запоминающийся облик. Чтобы привлечь покупателей, Амос нанял девушек, которые бесплатно раздавали бисквиты прохожим в Беверли-Хиллз и Голливуде и принимали заказы на их изготовление. Уолли Амос и его бисквиты быстро стали широко известными. За пять лет он открыл сеть своих магазинов в Лос-Анджелесе, Санта-Монике и на Гавайях.

Ответьте на вопросы:

• Что помогло Амосу начать и развить свое дело?

• К какому типу контекстов можно отнести эти обстоятельства? Обоснуйте свой ответ.

3. В конце 1980-х гг. для некоторых авиакомпаний США наступило время значительных потрясений. В этот период произошли изменения в политике государственного регулирования авиаперевозок. Государство сократило свое вмешательство в деятельность авиакомпаний. Многие из них, утратив ценные права и льготы, лишившись значительной доли государственного финансирования и поддержки, пострадали в значительной степени. Но были и те, кто сумел не только сохранить прежние объемы авиаперевозок, но и увеличить их, добившись преуспевания.

Ответьте на вопросы.

• Что повлияло на крах одних компаний и успех других?

• К какому типу контекстов можно отнести эти факторы? Обоснуйте свой ответ.

4. Генри Форд был авторитарным предпринимателем, склонным к одиночеству, своевольным, презирающим теории и «бессмысленное чтение книг». Он считал своих служащих «помощниками». Если «помощник» осмеливался спорить с Фордом или самостоятельно принимал решение, он тут же лишался работы. За 12 лет Форд превратил крошечную компанию в гигантскую отрасль. Однако верность традиции корпорации Форда, согласно которой командовать и принимать решения может только один человек – глава компании, – в конце концов подвела. Потребности американцев изменились, и империя Форда просто не поспевала за ситуацией, не могла гибко реагировать на происходящие перемены, воплощать в жизнь новые концепции, реализовывать новые идеи. Доля Ford Motor на рынке резко сократилась, и к концу 1920-х гг. она стала занимать только 10 % автомобильного рынка.

Ответьте на вопросы.

• Что повлияло на изменение положения компании Форда?

• К какому типу контекстов можно отнести эти факторы? Обоснуйте свой ответ.

Задание 3. Прочитайте приведенные ниже формулировки задач.

• Зайти в спортзал.

• Институт, зачет.

• Найти ключи от квартиры.

• Позвонить клиенту.

• Поговорить с Ивановым.

• Лекция.

• Оформить титульный лист для реферата.

• Обсудить проект с командой.

• Составить план действий на завтра.

• Задание по тайм-менеджменту.

• Собеседование в 14.00.

• Отдать CD-диск соседу.

• Пообедать.

• Почта. Папка «Входящие».

• Проектная работа.

• Вопросы по диплому.

• Договориться о времени консультации с преподавателем.

• Решить пять трудных задачек по математике.

• Мобильный. Деньги.

• Работа, резюме, агентство.

Выполните следующие задания.

• Разделите лист бумаги на две части.

• В левую колонку выпишите те задачи, которые составлены в результато-ориентированном виде. Объясните, какие задачи и почему вы посчитали соответствующими результато-ориентированной форме? • Переформулируйте задачи, являющиеся, по вашему мнению, не результато-ориентированными, так, чтобы они соответствовали формуле результато-ориентированного планирования. Запишите их в правую колонку. Объясните, какие задачи вы переформулировали. Почему?

Задание 4. Исключите из приведенного алгоритма жестко-гибкого планирования лишние шаги и запишите алгоритм правильно.

• Выделить ключевые показатели и отследить их в динамике.

• Составить список жестких задач.

• Отметить свои личные контексты.

• Составить список гибких задач.

• Перенести в список жестких задач как можно больше задач из гибкого списка.

• Заполнить пустое пространство между жесткими задачами.

• Определить время исполнения для всех задач на день.

• Построить двухмерный график для определения взаимосвязей между задачами.

• Выделить из списка приоритетные задачи.

• Разбить приоритетные задачи на подзадачи.

• Забюджетировать время для приоритетных задач.

• Определить время на выполнение жестких задач в размере 80 % от рабочего дня.

Задание 5. Выберите одну значимую для вас долгосрочную цель в какой-либо ключевой области жизни. Используя приведенную ниже таблицу, составьте долгосрочный план достижения этой цели, записав все формулировки в результато-ориентированном виде.